Rutin för arbetsanpassning och rehabilitering

💡 Tips: Spara som PDF och anpassa de gulmarkerade fälten i er egen dokumenthantering.

Instruktion till arbetsgivaren: Denna rutin ska fastställas av arbetsgivaren och samverkas med skyddsombud enligt arbetsmiljölagen. Byt ut [Företagets namn] mot ert företagsnamn och fyll i [Roll/Titel] där det indikeras.

1. Syfte och Omfattning

Syftet med denna rutin är att säkerställa att [Företagets namn] systematiskt arbetar med arbetsanpassning och rehabilitering för att förebygga sjukskrivningar och underlätta återgång i arbete. Rutinen gäller för alla medarbetare och omfattar fysiska, organisatoriska, sociala och kognitiva behov (inklusive neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, NPF).

2. Ansvar

• Arbetsgivaren (VD/Högsta ledning): Yttersta ansvaret för att rutiner finns, är kända och tillämpas, samt att resurser finns för arbetsanpassning (AFS 2023:2 kap. 3, 8 §).
• Närmaste chef ([Ex. Avdelningschef/Teamledare]): Ansvarar för att uppmärksamma behov, utreda behov tillsammans med medarbetaren, genomföra anpassningar och följa upp dessa i det dagliga arbetet.
• Medarbetaren: Ansvarar för att medverka i sin egen arbetsanpassning/rehabilitering och lämna den information som krävs för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sitt ansvar. (Notera att medarbetaren inte har skyldighet att uppge specifik diagnos, fokus ska ligga på arbetsförmåga och behov).
• HR/Personalavdelning: Stödjer chefer i processen, samordnar kontakt med företagshälsovård och Försäkringskassan vid behov.

3. Process för Arbetsanpassning

3.1 Uppmärksamma behov (Tidiga signaler)

Närmaste chef ska vara uppmärksam på signaler som indikerar behov av anpassning, såsom:

• Upprepad korttidsfrånvaro
• Minskad arbetsprestation eller kvalitet
• Förändrat beteende (ex. tillbakadragenhet, irritation, svårigheter med fokus)
• Medarbetaren uttrycker själv behov av stöd

Särskild hänsyn ska tas till den kognitiva arbetsmiljön (mötesstruktur, ljudnivåer, tydlighet i uppgifter).

3.2 Utreda behov (Dialogen)

Vid behov ska närmaste chef initiera ett samtal med medarbetaren utan onödigt dröjsmål. Syftet är att förstå vilka hinder som finns i relation till arbetsuppgifterna.

• Använd Samtalsmall: Behovskartläggning (Arbetsgivarpaketet Dok 4).
• Fokusera på vad som behövs (ex. "Behov av ostörd arbetstid", "Skriftliga instruktioner") snarare än varför (medicinsk diagnos).
• Överväg behov av företagshälsovård eller annan expertis (ex. arbetsterapeut för kognitivt stöd).

3.3 Genomföra anpassning

Anpassningar ska genomföras så snart som möjligt och dokumenteras (krav enligt AFS 2023:2 kap. 3, 12 §). Exempel på anpassningar:

• Organisatoriska: Förändrade arbetsuppgifter, justerad arbetstid, möjlighet till distansarbete, tydligare prioriteringar, längre deadlines.
• Fysiska: Brusreducerande hörlurar, avskärmning, tyst arbetsplats, anpassad belysning, ergonomiska hjälpmedel.
• Kognitiva: Skriftliga sammanfattningar efter möten, användning av digitala planeringsverktyg, minskat informationsbrus.

Se Anpassningsbiblioteket (Arbetsgivarpaketet Dok 2) för fler konkreta åtgärder.

3.4 Uppföljning

Anpassningar ska följas upp kontinuerligt för att säkerställa att de fungerar och justeras vid behov (AFS 2023:2 kap. 3, 13 §). Första uppföljningen ska ske inom [ex. 2-4 veckor].

4. Rehabilitering och Återgång i arbete

Vid sjukskrivning som förväntas pågå längre än [ex. 60 dagar] ska en Plan för återgång i arbete upprättas senast dag 30 (enligt Socialförsäkringsbalken).

Planen ska upprättas i samråd med medarbetaren och vid behov företagshälsovård, behandlande läkare och Försäkringskassan. Den ska innehålla:

• Mål med rehabiliteringen (ex. deltid till heltid inom 3 månader).
• Planerade anpassningar av arbetsuppgifter och/eller arbetsplats.
• Tidsplan för återgång i arbete och planerade avstämningsmöten.

5. Dokumentation och Hantering av personuppgifter

Alla åtgärder, planer och uppföljningar ska dokumenteras i [Företagets HR-system/diarium]. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter enligt GDPR och ska hanteras med strikt sekretess. Endast de som behöver informationen för att kunna fullgöra sitt arbetsmiljöansvar ska ha tillgång till den.

6. Rutinens giltighet och revidering

Denna rutin är fastställd av [VD/Ansvarig] den [Datum] och ska revideras årligen eller vid behov i samverkan med skyddsombud.