Samtalsmall: Behovskartläggning

Del 1: Nuläge och Utmaningar

Syftet här är att förstå vad som tar energi och var hindren finns.

• Vilka arbetsuppgifter fungerar riktigt bra för dig just nu? (När känner du att du har flow/energi?)
• Finns det situationer, miljöer eller uppgifter under arbetsdagen som tar oproportionerligt mycket energi?
• Upplever du stress i samband med (välj relevanta):
  - Tidsramar/deadlines?
  - Mötesstruktur?
  - Ljud- eller ljusnivåer på kontoret?
  - Otydliga instruktioner eller prioriteringar?
• Finns det arbetsmoment som du drar dig för att påbörja eller har svårt att avsluta?

Del 2: Konkreta behov och Lösningar

Här flyttar vi fokus till vad som kan göras (se Anpassningsbiblioteket för idéer).

• Vad skulle underlätta för dig i de situationer som tar mycket energi?
• Om du fick ändra en sak i din arbetsmiljö (fysisk eller organisatorisk) idag, vad skulle det vara?
• Hur föredrar du att ta emot information och instruktioner? (Muntligt, skriftligt, chatt, mail, korta avstämningar?)
• Hur kan vi på bästa sätt strukturera uppföljning av arbetsuppgifter utan att det känns som "micro-management"?

Del 3: Överenskommelse och Uppföljning

Avsluta med att vara extremt tydlig med vad som händer nu.

• Vilka 1-3 konkreta anpassningar testar vi från och med nu?
• Vem ansvarar för att dessa genomförs (beställa hörlurar, justera scheman, etc.) och till när?
• Behöver vi ta in extern hjälp (ex. Företagshälsovård, arbetsmiljöingenjör) för att utreda vidare?
• Boka in ett uppföljningsmöte! "Vi testar detta i tre veckor och ses den [Datum] för att se hur det fungerar."

Dokumentation: Kom ihåg att dokumentera de överenskomna åtgärderna enligt företagets rutiner (AFS 2023:2 kap. 3, 12 §). Anteckningarna ska fokuseras på anpassningar och arbetsmiljö, undvik att föra in medicinska detaljer eller diagnoser i HR-systemet om det inte är absolut nödvändigt.